SmartLab - SmartDoc

SmartDoc

Система электронного документооборота

О проекте

Задача

Создать централизованную, безопасную и удобную среду для работы с документами, которая охватит все отделы и ускорит бизнес-процессы

Функциональные возможности системы

Централизованное хранилище документов

Загрузка файлов любых форматов (PDF, Word, Excel, изображения) с автоматической индексацией и тегированием.

Сквозной поиск с технологией OCR

Возможность находить документы не только по названию, но и по тексту внутри отсканированных файлов и изображений

Маршруты согласования и Workflow

Настройка последовательных и параллельных цепочек согласования с уведомлениями и контролем сроков

Версионность и история изменений

Хранение всех версий документа с возможностью сравнения и отслеживания действий каждого пользователя

Юридически значимый ЭДО

Поддержка электронной подписи (ЭЦП) для полного легального документооборота

Гибкая система прав доступа

Разграничение видимости документов для отделов и сотрудников с защитой конфиденциальных данных

Процесс
подачи заявки

Заполнение реквизитов документа

Указываются основные метаданные: категория, вид документа, индекс и другие ключевые атрибуты для систематизации

Загрузка файла документа

Пользователь выбирает способ загрузки: готовый шаблон из библиотеки системы, создание нового документа из пустого шаблона или загрузка собственного готового файла

Настройка параметров задачи

Определяются критерии выполнения: приоритет, тип выполнения, конечный дедлайн для контроля сроков и назначаются исполнители