Smart Archive
Электронный архив
О проекте
Задача
Перевести бумажный документооборот в цифровой формат, обеспечить быстрый поиск, защиту от потерь и соответствие законодательству РК
Функциональные возможности системы
Централизованное хранилище
Все документы в одном месте: договоры купли-продажи, акты приема-передачи, паспорта транспортных средств (ПТС), сервисные отчеты, гарантийные талоны, внутренние приказы.
Безопасность и доступы
Разные права доступа (менеджер видит только свои сделки, директор — все, бухгалтер — финансовые документы), защита от потери данных, фиксация всех действий с документами
поиск и фильтрация
Настроенные поиски по параметрам: VIN-номер, ФИО клиента, дата сделки, тип документа
Карточка документа
Все данные документа можно посмотреть: Скан оригинала в высоком качестве, теги и метаданные, история изменений и связанные файлы
Соблюдение сроков хранения
Система автоматически напоминает, какие документы можно уничтожить по истечении срока (например, через 5 лет) и при необходимости продлевает срок хранения
Функция запроса/предоставления доступа
Сотрудник может отправить запрос на получение прав к конкретному документу или папке прямо из системы, а руководитель получает уведомление и одним кликом предоставляет доступ
Главные экраны проекта в деталях
Главный экран
Детализация основных действия проведенных пользователем в системе в виде дэшбордов
Поиск документа
Структурные подразделения
Карточка документа
Результаты для бизнеса
01
Скорость поиска документов выросла на 90%
Автоматизированный поиск документа за 10 секунд в системе
02
Экономия на бумаге и канцтоварах
Введение электронного архива сокращает расходы на печать, распечатку и физическое хранение
03
Исключены риски потери документов
Все файлы хранятся в зашифрованном виде с резервными копиями. Ушла зависимость от «бумаги, которую кто-то положил не туда»
04
Соблюдение сроков хранения
Система автоматически напоминает, какие документы можно уничтожить по истечении срока (например, через 5 лет).
05
Доступ к документам в любом месте
Удобная мобильная адаптация позволяет искать и просматривать документы с телофона
Обсудить
проект
Оставьте свои данные, чтобы мы могли связаться с вами и обсудить проект.
Мы специализируемся на брендинге, иллюстрациях, графическом дизайне и вебе.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.